Hoe ga je om met privacy als zelfstandig trouwambtenaar

Er wordt door veel gemeenten aandacht besteed aan identiteitsfraude en privacybescherming, maar vaak wordt daarbij de Buitengewoon Ambtenaar van de Burgerlijke Stand (babs) over het hoofd gezien. “Waarschijnlijk door hun ‘buitenmodel’-positie in het trouwproces kunnen er rondom de groep van gastbabs lacunes ontstaan in de zorgvuldige omgang met identiteitsgegevens”, vertelt onze specialist burgerzaken Andréa Schipper in het vakblad B&R. In dit artikel enige vingerwijzingen om privacyschade te voorkomen.

Lees het gehele artikel als NTBO lid door in te loggen. Geen lid? Lees hier alles over het lidmaatschap.
[userpro_private restrict_to_verified=1]

Het ontvangen van gegevens
Als docent kom ik bij veel gemeenten en besteed ik in vrijwel iedere training aandacht aan het voorkomen van identiteitsfraude. Als ik vraag hoe ze gegevens van bruidsparen aan een babs doen toekomen, blijkt dat dit in 90 procent van de gevallen per e-mail gebeurt. Op mijn vraag of men een bestand dan beveiligt met een wachtwoord, word ik vooral glazig aangekeken. Als voorzitter van Matrimonium, vereniging voor trouwambtenaren, heb ik deze vraag ook gesteld tijdens een workshopdag, waarbij de 74 deelnemers mij bevestigden dat zij de gegevens van de bruidsparen zonder meer via e-mail toegestuurd krijgen. Toch is dit iets om over na te denken – juist bij de babsen.

Inbreuk op privacy
Hij of zij ontvangt de BRP-gegevens via de gemeente, maar het verhaal wordt veel completer door de persoonlijke informatie die het bruidspaar zelf verstrekt – in alle vertrouwen. Die twee dingen samen echter maken de kans op een inbreuk op de privacy van de aanstaande echtelieden nog vele malen groter. En als de persoonlijke gegevens op straat komen te liggen, is de ellende niet te overzien. Maar toen ik de leden vroeg ‘wie heeft er een shredder?’ was er slechts een enkeling die de hand opstak.

Toch is het redelijk eenvoudig om de kans op privacyschade te beperken:

  • De gegevens kunnen naar de babs worden verstuurd in een pdf-bestand dat beveiligd is met een wachtwoord.
  • Het is verstandig om de babs meer bewust te maken van hoe om te gaan met de gegevens die hij of zij verkrijgt.
  • Met de babs kan men afspreken dat hij of zij de gegevens altijd vernietigt en niet gewoon weggooit.
  • Om vernietiging mogelijk te maken, kan men bijvoorbeeld een eenvoudige shredder aan de babs beschikbaar stellen.

Het is belangrijk om babsen te trainen op het punt van de privacybescherming, maar ook is het van belang dat de babs precies weet wie hij of zij voor zich heeft tijdens het contact met het bruidspaar. Dus in de training is het ook essentieel om aandacht te besteden aan het verifiëren van de identiteit. En zeker als straks de melding van een voorgenomen huwelijk volledig digitaal kan, zal er toch een moment moeten zijn waarop de abs of babs kan vaststellen dat het de juiste mensen zijn die bij de huwelijksceremonie verschijnen.

Signalen herkennen
Tegenwoordig hebben we te maken met dreigingen als identiteitsfraude, huwelijksdwang en schijnhuwelijken. Deze verschijnselen hebben vaak ook een onderlinge raakvlak. Van de babs mag er verwacht worden dat men signalen herkent en weet wat er met die signalen moet gebeuren. Op een goede manier de ceremonie vormgeven is natuurlijk een belangrijke taak van de babs, maar als trouwambtenaar is het nu eenmaal ook je taak om te weten wie je voor je hebt en je ervan te overtuigen dat het paar uit vrije wil met elkaar trouwt.

Daarnaast is het belangrijk dat er meer aandacht besteed wordt aan de privacy van de gastbabs. Steeds vaker wordt de zogeheten zelfstandige trouwambtenaren gevraagd om een huwelijk te voltrekken, en moeten ze daarvoor een eenmalige benoeming aanvragen. Veel gemeenten willen dat dit door het bruidspaar wordt gedaan. Echter, de gegevens van de babs horen niet via het bruidspaar bij een gemeente aangeleverd te worden. De babs wil die gegevens in eigen beheer houden en zal deze dus zelf bij de gemeente deponeren.

Auteur: Andréa Schipper voor vakblad Burgerzaken & Recht
[/userpro_private]

Geef een reactie